敬語の電話対応基本フレーズ
電話に出るとき
NG もしもし
こら、相手は友達ではない！
OK お電話ありがとうございます。
あいさつ
NG お世話様です。
OK いつもお世話になっております。
電話をまたせたら
NG いきなり本題にはいる。お詫びの言葉がない。
OK 大変お待たせいたしました。
でんわが聞き取れないとき
NG すみません。もう一度おねがいします。
OK 申し訳ございませんが、お電話が遠いようなので、
もう一度お願いできますでしょうか。
相手の電話番号をたずねる
NG 電話番号をいただけますか。
OK 恐れ入りますが、お電話をお聞かせいただけますでしょうか。
了承するとき
NG わかりました。or 了解しました。
OK かしこまりました。承知いたしました。
掛け直すとき
NG こちらからおりかえします。
OK 申し訳ございません。こちらからお電話を
かけ直してもよろしいでしょうか。
他の部署に電話をかわるとき
NG 担当の者に回しますのでお待ち下さい。
OK ただいま担当の者にお取次ぎいたします。
しばらくお待ち下さい。
電話を切るとき
NG はいありがとうございました。
OK それではよろしくお願いいたします。
本日はお電話ありがとうございました。
もっと知りたい電話シーン敬語表現
- NG どんなごようですか？
OK ご用件をお聞かせいただけますか？ - NG どなたですか？/どちらさまですか？
OK お名前をおきかせいただけますでしょうか？ - NG きこえないのですが・・・
OK お電話が少々遠いようですが・・・ - NG 〇〇部長はいまおりません
OK 部長の〇〇はただ今席を外しております。 - NG わかりましたか？
OK ご不明な点はございませんか？ - NG 〇〇に伝えます。
OK 〇〇に申し伝えます。 - NG どうですか？
OK いかがでしょうか？ - NG お返事をください
OK お返事をお待ちしています。
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取次対応トラブルと対応策
○○株式会社○○部黒田と申します。
伝言を相手から伝えられ、
伝言を相手に伝えられた後・・・あれっ？名前は何だったけ
小渕？田中？
16時に鈴木部長帰社・・・相手がわからなければどうする！
と切れられる。
あなた
「申し訳ありません。お名前の確認を忘れてしまいました。
今後このようなことの無いよう注意いたします。」
と忘れてしまったことを素直にお詫びするしか方法がない。
このようにならないためには・・・
- 電話は必ず復唱する。わかりずらかったら、聞き直す。漢字も読みも確認
- 電話の横にはメモ帳相手の名前は漢字と読みも鈴木部長には伝え
- ケイタイの録音機能で録音をしておく。
などの名前忘れ防止法が考えられる。
市販の電話メモも有効ですよ。
電話に出るとき
できれば３コール以内に出るのが基本。
やむおえず相手を待たせてしまったら、
まずおまたせいたしました、とお詫び
してから対応する。
電話を切るとき
ガチャンと電話を置くのは厳禁。
指で電話を切るのもNGです。
最近の電話機は集音機能に優れているので
受話器をおくまで油断をしないように。
受話器を離したときのため息などの音も
拾う場合があります。気をつけてください。
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まとめ
どうでしたか。基本落ち着いて対応すれば
乗り切れると思います。
よくあるケースで
- 間違って別の電話に出てしまった。
- 同じ名前の人が複数いる。
- 周りがうるさくて電話が聞こえない。
- 代表者を出してほしいとたのまれた。
- わからないことを聞かれた。
- 電話を間違って切ってしまった。
等のトラブルもあります。
また別の機会にレポート致します。
